Разработка кастомной CRM на заказ:
когда коробка не считает сделки.

Четверг, 8:20: два счёта на одну поставку

Руководитель оптовой компании открывает утреннюю почту, и первое письмо — от клиента: скриншот двух счетов на одну поставку. Суммы расходятся на 40 000 ₽: один документ собрал менеджер по своей таблице, второй выставила бухгалтерия по заявке из почты.

Причина не в ошибке сотрудника. Сделка живёт в трёх местах: переписка в почте и мессенджерах, расчёт в таблице, оплата и отгрузка в учётной программе. Процесс длиннее интерфейса: приём обращения, техрасчёт, спецификация, согласование условий, предоплата, резерв партии, отгрузка частями, закрывающие документы — восемь шагов против пяти в стандартной воронке коробки.

Пять замеров за один вечер: что проверить у себя

Нужны выгрузка сделок за 30 дней, почта одного менеджера и доступ к учётной программе. Записывайте числа, а не впечатления.

• Сверьте сделки в трёх источниках: почта, таблица, учёт. Расхождение больше 5 процентов — единого списка нет.
• Возьмите 10 сделок и посчитайте ручные вводы. Один раз — норма, три и больше — учёт разошёлся на копии.
• Посчитайте сделки без следующего шага с датой дольше трёх дней: их никто не двигает.
• Проверьте права на выгрузку базы. Если она доступна каждому менеджеру, база не защищена.
• Замерьте сборку одного счёта вручную. Двадцать минут и больше — день в неделю на отдел.

Четыре причины: короткая воронка, ручной перенос, разорванные каналы, слепой склад

Причины не в характере сотрудников, а в устройстве учёта.

Короткая воронка. Пять стандартных этапов некуда деть техрасчёт и частичную отгрузку, их записывают комментарием, который через месяц не читает никто.

Ручной перенос. Менеджер заполняет таблицу, бухгалтер переносит в учёт — 6–8 минут на сделку. При 48 сделках это 5–6 часов в месяц и лишний шанс на расхождение сумм.

Разорванные каналы. Заявка с сайта, письмо, звонок и мессенджер живут в разных окнах, история клиента — в четырёх версиях и частично в чужом телефоне.

Слепой склад. Менеджер называет дату поставки по памяти: остатки в учётной программе, куда смотреть неудобно. Две продажи одной партии выясняются на отгрузке.

765 000 ₽ в месяц: считаем потери на одной компании

Возьмём оптовую компанию: 240 обращений в месяц, конверсия в сделку 20 процентов, средний чек 85 000 ₽. Считаем: 20% от 240 = 48 сделок. Выручка месяца: 48 × 85 000 = 4 080 000 ₽.

Теперь потери. Из 48 сделок девять застревают между этапами: спецификация не собрана, счёт не выставлен, дату отгрузки перенесли и к клиенту не вернулись. Это 9 × 85 000 = 765 000 ₽. Фактическая выручка месяца: 4 080 000 − 765 000 = 3 315 000 ₽, годовые потери: 765 000 × 12 = 9 180 000 ₽.

Клик в рекламе в таких нишах стоит 90–250 ₽, а готовое обращение — от 3 000 до 7 000 ₽. Девять застрявших сделок дороже годового бюджета небольшой компании на рекламу.

Куда это ведёт если не вмешаться

Ручной учёт дорожает: обращений больше, штат прежний, и каждая строка добавляет часы сверки. Доля застрявших сделок растёт с девяти до тринадцати — это 13 × 85 000 = 1 105 000 ₽ в месяц.

База без журнала действий уходит вместе с менеджером: история цен, договорённости, контакты. Компания узнаёт об этом в день увольнения.

Чем позже начинается перенос, тем дороже он обходится: разобрать пять тысяч карточек и свести дубли — недели ручной работы.

Порог сложности для своих правок

Порядок выполним силами руководителя и одного менеджера, без бюджета.

1. 01Соберите сделки из почты, таблицы и учёта в один список, одна строка на сделку.
2. 02Выпишите этапы так, как их называют менеджеры вслух: шесть-восемь шагов.
3. 03Для каждого этапа назовите обязательное действие: техрасчёт, предоплата, дата отгрузки.
4. 04Задайте правило первого ответа: в рабочее время 15 минут, ночью — до 9 утра.
5. 05Разделите доступы: менеджер видит своих клиентов, выгрузка базы — у двух человек.
6. 06Сведите остатки и сроки в одно место, чтобы дата называлась по данным.

Где заканчивается ремонт своими руками

Часть порядка держится на таблице месяц-два, дальше появляются задачи, которые в ней не решаются.

Резерв товара: таблица не блокирует партию, поэтому двое менеджеров продают одну позицию, а сверка занимает 2–3 часа в день. Права: ограничить доступ можно, но узнать, кто изменил сумму, нельзя — истории изменений нет. Документы: чтобы счёт и спецификация собирались из карточки одним действием, нужна серверная логика и обмен с учётной программой. И таблица не меняется вместе с процессом: каждое новое правило — новая колонка и новая инструкция.

Как проходит работа и сроки

Работа идёт фиксированными шагами: разбор процессов — два дня, без счёта, прототип и схема данных — неделя, разработка — три-шесть недель, интеграции с телефонией, почтой, мессенджерами и учётной программой — ещё одна-две недели, обучение и запуск — два-три дня. Итого от шести до десяти недель.

Стоимость привязана к составу работ. Заказная CRM-система под ваш процесс — от 150 000 ₽, смета фиксируется после разбора и не растёт по ходу проекта. Telegram-бот для заявок и уведомлений — от 100 000 ₽, мобильный кабинет для выездных сотрудников — от 150 000 ₽.

После сдачи квартал правок идёт без счёта, со второго квартала сопровождение стоит от 5 000 ₽ в месяц и остаётся добровольным: код, схема базы, доступы и документация оформляются на компанию. Разработка CRM на заказ — это передача контура заказчику, а не подписка на него.

Вывод: считайте этапы, а не количество пользователей

Заказная система нужна не потому, что коробка плохая, а потому что процесс длиннее её воронки. Пока сделка живёт в трёх местах, деньги теряются в передаче работы между людьми.

Два месяца потерь сходятся так: 765 000 × 2 = 1 530 000 ₽. Это дороже создания CRM под ключ от 150 000 ₽, поэтому вложения возвращаются в первый месяц работы системы.

Порядок: сведите сделки в один список, назовите этапы, посчитайте застрявшие сделки и их сумму.