Сколько стоит CRM-система:
из чего складывается цена и где она растёт.

Счёт за лицензии приходит каждый месяц, а порядка в данных нет

Компания с двенадцатью менеджерами. Заявки живут в двух местах: коробочная CRM и сводная таблица, которую ведёт старший менеджер. Часть клиентов есть в системе, часть — в переписке.

В последний день месяца приходит счёт: четырнадцать лицензий, пакет отчётов, плата за модуль телефонии и две доработки по прайсу вендора. Сумма растёт, но вопрос «сколько сделок мы не увидели» решается вручную: выгрузку сверяют с таблицей.

Проверка до вечера: четыре числа из своих же счетов

Диагноз по цене ставится без подрядчика: нужны выписка по платежам, доступ к воронке и полчаса времени.

• Год платежей. Сложите всё, что ушло на систему за двенадцать месяцев: лицензии, модули, часы доработок, интеграции. Это реальная стоимость владения, а не сумма из первого договора.
• Доля подписки. Отделите разовые работы от ежемесячных платежей. Если подписка — больше половины годовой суммы, вы арендуете систему, а не владеете ей.
• Часы рутины. Засеките минуты в день на перенос данных между CRM, таблицей и 1С. Двенадцать менеджеров по двадцать минут — четыре часа ежедневно.
• Цена правки. Узнайте нормо-час у вендора и партнёра: разброс 2 500–4 000 ₽ объясняет, почему одинаковые доработки стоят по-разному.

Из чего состоит цена: три слоя и один незаметный

Первая смета показывает только вход. Полная картина собирается из четырёх частей.

• Лицензии и модули. Тариф на пользователя в коробке — 1 500–2 500 ₽ в месяц. На двенадцать человек это 12 × 2 000 = 24 000 ₽ ежемесячно и 24 000 × 12 = 288 000 ₽ за год. Отчёты и телефония часто идут отдельными пакетами.
• Доработки по часам. Ставка партнёра — 2 500–4 000 ₽ за нормо-час. Правка отчёта занимает восемь часов: 8 × 3 000 = 24 000 ₽, а десять правок за год дают 24 000 × 10 = 240 000 ₽.
• Интеграции. Обмен с 1С, складом и телефонией стоит от 60 000 до 150 000 ₽ за контур: нужны сопоставление справочников и правила пересчёта.
• Сопровождение. Поддержка вендора идёт отдельной строкой — обычно 15–25 процентов от годовой платы за лицензии.

Цена бездействия: 184 600 ₽ в месяц

Посчитаем на той же компании. Ручной перенос данных: 12 × 20 = 240 минут в день, за 22 рабочих дня это 240 × 22 = 5 280 минут, то есть 88 часов. При стоимости часа 450 ₽ выходит 88 × 450 = 39 600 ₽ в месяц.

Вторая строка — обращения, до которых не дошла очередь. Отдел получает 150 заявок в месяц, 6% от 150 = 9 обращений остывают в таблице. При конверсии около 11 процентов это примерно одна сделка и 145 000 ₽ по среднему чеку.

Итого 39 600 + 145 000 = 184 600 ₽ ежемесячно, за год 184 600 × 12 = 2 215 200 ₽. Лицензии стоят 24 000 ₽ в месяц: платежи не главная потеря, дороже обходится время вокруг них.

Куда это ведёт если не вмешаться

Ничего не сломается в один день. Система продолжит работать, сделки будут закрываться, а отчёты — сходиться с таблицей через ручную сверку.

Меняется структура затрат. Найм трёх менеджеров добавит 3 × 2 000 = 6 000 ₽ к подписке каждый месяц и 6 000 × 12 = 72 000 ₽ за год. Новый контур обмена с маркетплейсом потянет ещё от 60 000 ₽.

Второе следствие — цена переезда. Через два года база обрастёт полями и ручными связями, поэтому перенос в другую систему обойдётся дороже разработки с нуля.

План на один день без подрядчика

Пять шагов, которые закрываются своими силами и без затрат.

1. 01Соберите реестр платежей за CRM за двенадцать месяцев: дата, назначение, сумма. Разделите строки на подписку и разовые работы.
2. 02Посчитайте цену рутины: минуты переноса данных за день умножьте на число сотрудников, затем на 22 рабочих дня и на стоимость часа.
3. 03Отключите то, за что платите и не используете: лишние лицензии, неактивные модули, дублирующие сервисы рассылок.
4. 04Опишите пять операций, которые должны идти без человека: фиксация источника, ответ дежурного, задача с датой, счёт из карточки, отчёт по этапам.
5. 05Сведите итог в одну строку: годовая стоимость владения плюс часы рутины в рублях. С этим числом разговор о разработке становится предметным.

Почему самостоятельные правки не спасают: что дальше

Поля, этапы и уведомления правятся прямо в интерфейсе. Потолок начинается там, где логика выходит за пределы одной системы.

• Стыковка с 1С и складом. Позиции, единицы хранения и порядок пересчёта сумм должны совпадать до знака. Промах в справочнике вылезает в закрытии месяца расхождением с бухгалтерией.
• Запись звонков и телефония. Номера, очередь вызовов и файлы записи живут у оператора связи; чтобы запись сама привязывалась к сделке, нужна серверная прослойка.
• Права и защита базы. Выгрузка контактов должна быть доступна только руководителю: настройка собирается из ролей и журнала действий.
• Мобильный доступ для выездных сотрудников. Приложение требует сборки, публикации в магазинах и офлайн-режима, иначе заявки снова уходят в блокноты.

Что делаем и цены

Работа идёт по шагам: разбор процессов, прототип и схема данных, разработка с интеграциями, обучение, запуск. Разбор перед сметой не тарифицируется: встречу ведёт Максим Холмов, на выходе — карта процессов, дефекты и предварительная стоимость.

Своя CRM начинается от 150 000 ₽, отдельный контур заявок в Telegram — от 100 000 ₽, мобильное приложение для выездных менеджеров — от 150 000 ₽. Внешний слой считается отдельно: лендинг от 10 000 ₽, многостраничный сайт от 30 000 ₽, интернет-магазин от 80 000 ₽. Сроки — от трёх до восьми недель.

После запуска действует гарантийное окно 90 дней: доработки и правки идут без счёта, с четвёртого месяца сопровождение стоит от 5 000 ₽ в месяц. Исходный код, база и доступы передаются заказчику по акту.

Вывод: считать не цену входа, а стоимость владения

Смета на 46 000 ₽ и смета на 810 000 ₽ могут описывать одну задачу и отличаться составом. Сравнивать нужно годовую стоимость владения — лицензии, часы доработок, интеграции, сопровождение — и рядом цену ручной работы, которую компания платит уже сейчас.

Порядок простой: соберите платежи за год, посчитайте часы рутины в рублях, отключите лишние модули и только потом решайте, донастраивать коробку или заказывать свою систему. Начать можно с разбора процессов: он бесплатный и показывает, где уходят деньги.