Чат-бот для мероприятий:
регистрация гостей, билеты и навигация.

Пятница, 08:40: очередь на входе и список в трёх файлах

До открытия конференции двадцать минут. В фойе стоят человек сорок: двое администраторов водят пальцем по распечатке, третий ищет фамилию в таблице на ноутбуке. Половина очереди оплатила билет ещё в среду, но письмо с кодом ушло в спам.

В зале картина не лучше. Часть гостей вошла через служебный вход, потому что не нашла стойку регистрации. Спикер второго трека получил четыре вопроса вместо тридцати. Организатор узнаёт об этом после мероприятия — из отзывов, а не из отчёта.

Проверка на этой неделе: шесть замеров без программиста

Для замеров ниже не нужны ни разработчик, ни бюджет. Понадобятся список регистраций, статистика чата и свободный вечер.

• Сравните число оплат и число людей, дошедших до входа. Разрыв больше 25 процентов означает, что напоминания не работают.
• Посмотрите, сколько писем с билетом открыли. Если код лежит во вложении, его найдут меньше половины гостей.
• Выпишите десять частых вопросов из чата. Больше шести повторяющихся — навигация держится на людях.
• Замерьте время регистрации гостя у стойки. Больше сорока секунд при потоке в 200 гостей даёт очередь.
• Пройдите путь гостя сами: от объявления до входа, считая экраны и поля.
• Проверьте, попадают ли регистрации в единую базу: имя, телефон, билет и отметка о входе.

Три причины, из которых складывается провал

Причина первая: регистрация живёт на сайте, а оплата рядом с ней не стоит. Форма на двенадцать полей, счёт, подтверждение по звонку. Пока менеджер дозванивается, человек остывает.

Причина вторая: о мероприятии напоминают один раз. Билет куплен за месяц, а между покупкой и дверью нет ни программы, ни схемы залов, ни ответов про парковку.

Причина третья: навигация и вопросы зала висят на стойке. Шесть из десяти обращений — это «где вход», «какой зал» и «во сколько перерыв».

Расчёт: 378 000 ₽ на одной конференции

Возьмём деловую конференцию на 250 мест, билет с обедом — 9 000 ₽, поток из рекламы — 2 000 переходов по 45 ₽: 2 000 × 45 = 90 000 ₽.

В мессенджер заходит 70 процентов людей: 70% от 2 000 = 1 400 человек. Дальше пути расходятся.

При регистрации через форму и звонок до оплаты добираются 3 процента: 3% от 1 400 = 42 человека, то есть 42 × 9 000 = 378 000 ₽ выручки.

С ботом, который сразу показывает программу, принимает оплату и напоминает о дате, до оплаты доходит 6 процентов: 6% от 1 400 = 84 человека, то есть 84 × 9 000 = 756 000 ₽.

Разница на одном мероприятии: 756 000 − 378 000 = 378 000 ₽. Восемь таких конференций за год дают 378 000 × 8 = 3 024 000 ₽ при том же рекламном бюджете.

Куда это ведёт без правок

В один день ничего не сломается: билеты продаются, гости приходят, вечер заканчивается. Меняется наклон кривой.

Каждый следующий сезон приводит гостя дороже: стоимость перехода в деловых темах прибавляет 15–25 процентов за год. Тот же бюджет даёт меньше регистраций.

Неявка растёт: без напоминаний о программе и дороге до площадки до 35 процентов зарегистрированных не доезжают, а место в зале уже не продать. Очередь на входе описывают в соцсетях раньше, чем вы посчитаете итоги.

Своими руками: с чего начать

Базовую версию можно поднять своими силами, если под рукой таблица и мессенджер. Семь шагов выполняются за вечер и один рабочий день.

1. 01Сведите регистрации в один файл: имя, телефон, билет и отметка о входе.
2. 02Заведите бота и подключите оплату по ссылке: билет приходит сообщением после платежа.
3. 03Сделайте код из сообщения пропуском: сканирование занимает секунды вместо поиска фамилии.
4. 04Соберите меню с программой, схемой залов и временем кофе-брейков. Это снимает половину вопросов.
5. 05Поставьте два напоминания: за трое суток и за два часа, во втором — схема проезда.
6. 06Откройте сбор вопросов спикерам заранее: модератор получает список до начала.
7. 07Считайте на каждом мероприятии три числа: дошли до входа, просканировали билет, вернулись снова.

Где правки перестают помогать

Конструктор даёт меню, оплату по ссылке и рассылку по базе. Дальше начинаются пять ограничений.

• Проверка билета на входе. Нужен свой обработчик кодов и офлайн-режим: сеть падает в час пик.
• Массовые напоминания. Мессенджер пропускает около 30 сообщений в секунду: база из 3 000 зарегистрированных растянет рассылку.
• Возвраты и чеки. Оплата билета требует фискализации, а возврат при переносе даты — отдельной логики.
• Единая база. Регистрации, платежи, отметки о входе и вопросы спикерам должны лежать в одном месте.
• Роли и доступы. Организатор, администратор стойки и модератор зала видят разные разделы серверной части.

Объём работ и смета

Работа начинается с разбора: смотрим путь от объявления до входа, считаем разрыв между оплатой и посещением. Разбор ведёт Максим Холмов, счёт за него не выставляется — 0 ₽.

Дальше по составу. Бот для конференции с оплатой, пропусками, программой и сбором вопросов — от 100 000 ₽, срок от трёх до шести недель.

Лендинг мероприятия с регистрацией — от 10 000 ₽, это 2–5 рабочих дней. Многостраничный сайт с программой и спикерами — от 30 000 ₽, 10–20 дней. Магазин с мерчем и билетами — от 80 000 ₽. Кастомная CRM для участников — от 150 000 ₽. Приложение с пропуском — от 150 000 ₽.

Сопровождение после запуска: 3 месяца без оплаты, затем от 5 000 ₽/мес. Все доступы и код принадлежат вам.

Вывод: билет, вход и навигация — одна цепочка

Разрыв возникает в одном месте: между оплатой и человеком у двери. Пока гостя встречают распечаткой и вопросом про фамилию, часть купленных билетов не доходит до зала.

Порядок такой. Сначала посчитайте три числа: сколько оплатили, сколько дошли до входа и сколько вернулись на следующее мероприятие. Затем уберите ручную регистрацию из цепочки и переведите пропуск в код из сообщения. И только после этого расширяйте бота — программой и вопросами спикерам.